Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw

Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. d ustawy o dostępie do informacji publicznej udostępnianiu podlega m. in. informacja publiczna o sposobach przyjmowania i załatwiania spraw przez Wojewodę.

Przez określenie „sposobu przyjmowania spraw” należy rozumieć metodę uzyskiwania i odpowiedniego rejestrowania przez podmiot administrujący wniosków (bez względu na formę ich przekazu), mających na celu wszczęcie postępowania lub mogących być wykorzystane w ramach danego postępowania. Kwestie te regulują przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz. 67).

W instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do w/w Rozporządzenia określono czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym lub w systemie teleinformatycznym tzw. system EZD – do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. W §1 pkt 3 instrukcji wskazano Kierownika podmiotu jako osobę, decydującą o wyborze systemu, czyli sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu.

W Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi od dnia 1 stycznia 2011 r. prowadzi się czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym.

W ŁUW w Łodzi korespondencję przyjmuje punkt kancelaryjny, rejestrując ją w rejestrze kancelaryjnym. Rejestrowanie przesyłek wpływających polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej: liczby porządkowej; daty wpływu przesyłki do podmiotu; tytułu, czyli zwięzłego odniesienia do treści przesyłki; nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka; daty widniejącej na przesyłce; wskazania, komu przydzielono przesyłkę; liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki; dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.

Przesyłki na nośniku papierowym rejestruje się na podstawie danych zawartych w treści pisma oraz danych na kopercie, w której są zamknięte pisma.

Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenia korespondencji właściwej od plików zainfekowanych wirusami oraz tzw. plików spam, które zostają usunięte.

Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru. W obecności doręczającego sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej i powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

Przesyłki przekazane na Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP) są drukowane wraz z UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru), po czym nanosi się i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i rejestrowane zgodnie z §42 instrukcji kancelaryjnej. Na wydruk UPO nanosi się czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób w sposób przyjęty w Urzędzie.

Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.

Pojęciem „sposobu załatwiania spraw” należy objąć tok czynności mających na celu rozpatrzenie i rozstrzygnięcie danej sprawy. Zgodnie z art. 35 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2000 r., nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.

Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

Sprawy w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzirozpatrywane są według kolejności wpływu z zachowaniem terminów określonych w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. w Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).

 

 

Informację udostępnił(a): Robert Barabasz
Informację opracował(a): Robert Barabasz (2011-03-14)
Informację wprowadził(a): Lena Cudna (2011-03-21)
Informację zmodyfikował(a): Lena Cudna (2011-03-21)
Liczba odwiedzin: 5479
Data aktualizacji: 2011-03-21 22:23:58